Großformatgeräte und Plotter

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Wo der Bürodrucker an seine Grenzen stößt, fangen Großformatgeräte erst an. Sie bringen zu Papier, was auf kein DIN-A4-Blatt passt: den Bebauungsplan im Maßstab 1:500, das Kartenwerk der Vermessungsstelle, das großformatige Bürgerplakat für die nächste Ratssitzung. Damit stehen Großformatgeräte am Ende vieler Verwaltungsprozesse und machen deren Qualität im Wortsinn sichtbar – weshalb die Leistungsbeschreibung hier über weit mehr entscheidet als eine beliebige Hardware.

Der Begriff „Plotter“ ist historisch gewachsen. Ursprünglich bezeichnete er stiftgeführte Geräte für technische Zeichnungen; heute meint er Großformatdrucker, die Formate jenseits von DIN A3 verarbeiten. Für die Vergabe zählt weniger der Name als die Unterscheidung nach Einsatzzweck und Drucktechnik. Drei Gerätefamilien sind zu trennen: Der technische Tintenstrahlplotter (CAD/GIS) lebt von Liniengenauigkeit und Medienvielfalt. Der Grafik- und Fotodrucker lebt von Farbtreue und Auflösung. Der Laserplotter schließlich ist ein elektrofotografisches Schwarz-Weiß-System für hohe Planvolumen – technisch handelt es sich bei den heute verbreiteten Geräten fast durchweg um LED-Plotter mit Toner, die umgangssprachlich weiter „Laserplotter“ heißen. Diese drei Welten verlangen unterschiedliche Mindestkriterien; die häufigste Fehlerquelle ist, sie in einer unspezifischen Leistungsbeschreibung zu vermischen.

Die typische Vergabe umfasst nicht nur das Gerät, sondern ein Bündel aus Hardware, Treiber- und Softwareeinbindung, Verbrauchsmaterial und Dienstleistungen von der Inbetriebnahme bis zur Wartung. Weitere klassische Fehlerquellen sind unbestimmte Begriffe wie „hochwertig“ ohne messbare Größe, das Übersehen von Aufstellfläche und Stromversorgung sowie eine Betrachtung, die nur den Anschaffungspreis kennt und die Folgekosten für Tinte, Toner und Service ausblendet.

Die Bedarfssituationen reichen von der einzelnen Ersatzbeschaffung im Bauamt über die Vermessungs- und GIS-Stelle mit hohem Planvolumen bis zur Öffentlichkeitsarbeit, die Poster und Displays in Fotoqualität benötigt. Größere Verwaltungen bündeln ihren Bedarf zunehmend in Rahmenverträgen oder Flottenlösungen, kleinere Kommunen beschaffen anlassbezogen einzelne Systeme.

Rechtlich gilt die Normenhierarchie EU-Recht vor Bundesrecht vor Landesrecht. Oberhalb der EU-Schwellenwerte richtet sich die Beschaffung nach GWB und VgV, unterhalb nach der UVgO in Verbindung mit dem jeweiligen Landes- und Haushaltsrecht. die Jury Umweltzeichen hat im Juni 2026 die Kriterien des Blauen Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (DE-UZ 219) überarbeitet – Letzteres ist vor allem für Laserplotter relevant. Prüfen Sie vor jeder Vergabe den aktuellen Stand beider Regelwerke.

Häufig kommt eine Mischausschreibung aus Lieferauftrag (Gerät, Medien) und Dienstleistung (Wartung, Managed Print) infrage. Für die Zuordnung ist bei Oberschwellenvergaben der Hauptgegenstand maßgeblich (§ 110 GWB): Überwiegt der Lieferanteil, gilt das Lieferauftragsregime. Beschreiben Sie beide Anteile getrennt und mit eigenen Preispositionen, damit die Angebote übersichtlich und gut vergleichbar bleiben.

Als etablierte Beschaffungstrends haben sich Managed-Print-Modelle mit Service-Level, strengere IT-Sicherheits- und Nachhaltigkeitsanforderungen sowie die Standardisierung über Rahmenverträge durchgesetzt.

1. Auftragsgegenstand

Beschreiben Sie klar, was Sie beschaffen – und was ausdrücklich nicht. Ein präzise definierter Leistungsumfang ist Voraussetzung für vergleichbare Angebote.

Der Leistungsumfang gliedert sich in vier Blöcke. Erstens die Hardware: das Drucksystem selbst – Tintenstrahlplotter, Grafikdrucker oder Laserplotter –, Untergestell, Auffangkorb, Rollenhalter und Schnittstellenmodule. Bei Laserplottern kommen häufig Mehrrollenmagazine, ein Stapler oder ein Faltautomat hinzu, weil erst die automatische Weiterverarbeitung den Zeitgewinn großer Planmengen realisiert. Zweitens die Software- und IT-Komponenten: Treiber und Druckaufbereitung