Büromaterial

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Büromaterial umfasst die wiederkehrend benötigten Verbrauchs- und Gebrauchsartikel des Büroalltags: Schreibwaren, Papierprodukte, Ordnungs- und Ablagesysteme, Klebe- und Heftmaterial sowie Versandmaterial. Vergaberechtlich handelt es sich um eine klassische Lieferleistung mit zahlreichen Einzelpositionen, die in der Praxis nahezu immer über eine Rahmenvereinbarung beschafft wird.

Für Sachbearbeiter in Vergabestellen stellt sich seltener die Frage, ob überhaupt geliefert wird, sondern wie sich ein großes, heterogenes Sortiment über die gesamte Vertragslaufzeit steuern lässt. Ein zu ungenau definierter Warenkorb führt später häufig zu teureren Alternativartikeln oder aufwendigen Nachverhandlungen. Die Lösung liegt in einem klar definierten Kernsortiment mit nachvollziehbarer Preislogik für das übrige Sortiment.

Marktseitig hat sich der Trend zu digitalen Bestellkatalogen und zur Standardisierung der Produktpalette verstärkt. Gleichzeitig rücken Nachhaltigkeitsanforderungen stärker in den Fokus kommunaler und behördlicher Beschaffungsrichtlinien. Orientierung bietet z. B. der Leitfaden zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung des Umweltbundesamtes (Stand: Januar 2026), der auf den Kriterien des Umweltzeichens Blauer Engel für Schreibgeräte und Stempel (DE-UZ 200) beruht. Benannt werden u. a. die Verwendung ressourcenschonender Materialien sowie die Verlängerung der Nutzungsdauer als zentrale Umwelteigenschaften.

Rechtlich richtet sich die anzuwendende Vergabeordnung nach dem geschätzten Auftragswert der Rahmenvereinbarung. Da Büromaterial-Rahmenverträge in der kommunalen Praxis meist im fünf- bis niedrigen sechsstelligen Bereich liegen, bewegen sie sich überwiegend unterhalb der aktuell geltenden EU-Schwellenwerte für Liefer- und Dienstleistungsaufträge. In diesem Fall sind die UVgO oder die jeweils gültigen Landesgesetze maßgeblich. Erst wenn der geschätzte Gesamtwert aller während der Laufzeit abzurufenden Einzelaufträge – etwa bei einer mehrjährigen Rahmenvereinbarung für viele Bedarfsträger – den jeweiligen Schwellenwert erreicht oder überschreitet, gilt die VgV. Schätzen Sie den Auftragswert deshalb stets auf Basis des voraussichtlichen Gesamtabrufvolumens über die gesamte Vertragslaufzeit, also z. B. über vier Jahre, nicht auf Basis eines einzelnen Jahresbedarfs.

1. Auftragsgegenstand

Legen Sie den Leistungsumfang für die Beschaffung von Büromaterial hier präzise und eindeutig fest und grenzen Sie diese von möglichen Zusatzleistungen ab. Ebenso ist ggf. darzulegen, welche vertraglichen Varianten in der Praxis üblich sind.

Zur Leistung gehören in der Regel Schreibwaren wie Stifte und Marker, Papierprodukte wie Kopier- und Druckerpapier sowie Briefumschläge, Ordnungs- und Ablagesysteme wie Ordner, Register und Büroklammern, Klebe- und Heftmaterial, Notizzettel und -blöcke sowie Versandmaterial. Je nach organisatorischer Zuordnung können Toner und Tintenpatronen entweder als Teil dieses Sortiments oder