Automaten-Operating

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Relevante CPV-Codes: 55500000-5 (Kantinen- und Verpflegungsdienstleistungen), 55520000-1 (Mahlzeitenlieferdienste), 42933000-5 (Warenautomaten), 50800000-3 (Verschiedene Reparatur- und Wartungsdienste). Verwandte Codes: 55510000-8 (Kantinendienste), 15800000-6 (Verschiedene Nahrungsmittel und Lebensmittel).

Einleitung

Vending-Automaten – also vollautomatische Verkaufsgeräte für Getränke, Snacks und sonstige Waren – sind aus dem Alltag öffentlicher Verwaltungen nicht mehr wegzudenken. Sie versorgen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Behörden, Finanzämtern, Jobcentern und kommunalen Einrichtungen rund um die Uhr mit Heiß- und Kaltgetränken sowie Speisen, ohne dass eine dauerhaft besetzte Betriebskantine erforderlich ist.

Für Vergabestellen stellt die Beschaffung von Vending-Automaten eine typische Herausforderung dar: Es geht selten darum, Geräte zu kaufen, sondern darum, einen Automatenbetrieb als Dienstleistung zu vergeben. Dieser umfasst die Bereitstellung, Befüllung, Reinigung und Wartung der Automaten durch spezialisierte Dienstleister, sogenannte Operatoren. Die eigentliche Frage lautet deshalb oft: Handelt es sich um einen Dienstleistungsauftrag, einen Konzessionsvertrag oder einen gemischten Auftrag? Diese Einordnung ist für das richtige Vergabeverfahren entscheidend.

Rechtlich bewegt sich die Beschaffung von Vending-Automaten im Spannungsfeld mehrerer Regelwerke: Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO), Lebensmittelhygienerecht (LMHV, Verordnung (EG) Nr. 852/2004), Jugendschutzrecht (§ 9 JuSchG für alkohol- oder tabakhaltige Sortimente), Verpackungsrecht (VerpackG) sowie Umwelt- und Energierecht (EU-F-Gase-Verordnung, Ökodesign-Verordnung 2024/1781/EU).

Der deutsche Vending-Markt zeigt eine beeindruckende Dynamik: Laut dem Bundesverband der Deutschen Vending-Automatenwirtschaft e. V. (BDV) erwirtschaftete die Branche im Jahr 2024 einen Gesamtumsatz von rund 4,62 Milliarden Euro – ein Wachstum von 18,7 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Bundesweit sind nach BDV-Schätzungen rund 621.000 Getränke- und Verpflegungsautomaten im Betrieb, aus denen täglich rund 12 Millionen Getränke und Snacks bezogen werden. Rund 70 Prozent dieser Automaten stehen in Unternehmen – ein erheblicher Teil davon in Behörden, Krankenhäusern, Universitäten und ähnlichen öffentlichen Einrichtungen.

Aktuelle Markttrends umfassen kontaktlose und bargeldlose Bezahlsysteme (NFC, Kreditkarte, App-Zahlung), Smart Vending mit Telemetrie und Fernüberwachung, energieeffiziente Geräte mit klimafreundlichen Kältemitteln sowie leitungsgebundene Wasserspender als nachhaltige Alternative zu Flaschenwasser. Hinzu kommt das Konzept des Smart Store – automatisierte Mini-Shops, die ein breiteres Warensortiment als klassische Automaten anbieten und zunehmend auch in Verwaltungsgebäuden erprobt werden.

1. Auftragsgegenstand

Mit einer eindeutigen und erschöpfenden Beschreibung des Auftragsgegenstandes definieren Sie den Leistungsumfang und wählen die Vertragsmodelle aus, die für die öffentliche Hand besonders geeignet sind.

Was ist Gegenstand der Leistung?

Gegenstand der Leistung ist üblicherweise die Bereitstellung und der Betrieb von Vending-Automaten in Liegenschaften des Auftraggebers durch einen externen Dienstleister (sog. Operator). Zu dieser Leistung gehören regelmäßig die Lieferung und Installation der Automaten (ggf. inkl. Standortplanung), die regelmäßige Befüllung mit Produkten nach vereinbartem Sortiment, die Reinigung und Hygienepflege