Fotoboxen beschaffen

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

 
Seit der Umstellung auf digitale Lichtbilder entscheidet die Ausstattung des Bürgerbüros darüber, ob Antragstellende ihr Passfoto vor Ort machen lassen können. Dieser Beitrag zeigt, welche Anforderungen in die Leistungsbeschreibung gehören, welche Zertifizierung zwingend ist und wo die typischen Hürden der Vergabe liegen.

Einleitung

Seit dem 1. Mai 2025 dürfen Pass- und Personalausweisbehörden für Personalausweise, Reisepässe und ausländerrechtliche Dokumente ausschließlich digitale Lichtbilder verwenden. Mitgebrachte Passbilder sind ausgeschlossen. Für Ausnahmefälle galt eine Übergangsphase bis zum 31. Juli 2025. Nach § 6 Absatz 2 PassG hat die antragstellende Person die Wahl: Sie lässt das Lichtbild von einem Dienstleister fertigen und sicher übermitteln, oder sie lässt es unmittelbar in der Behörde aufnehmen – Letzteres funktioniert allerdings nur, sofern die Behörde über ein Gerät zur Lichtbildaufnahme verfügt. Genau hier setzt der Beschaffungsbedarf an. Umgangssprachlich ist von der Fotobox die Rede, das Fachrecht spricht vom Lichtbildaufnahmegerät. Beschafft wird dabei nie nur Hardware, sondern ein Gesamtsystem aus Aufnahmeeinheit, Prüfsoftware, gesicherter Übergabe in das Fachverfahren sowie Installation, Einweisung und Betriebsunterstützung.

Anlass der Beschaffung ist häufig die Ergänzung einer vorhandenen Grundausstattung: zusätzliche Geräte für stark frequentierte Standorte, für Außenstellen, für die Ausländerbehörde oder als Reserve gegen Ausfallzeiten. Andere Vergabestellen beschaffen Kombinationsgeräte, die neben dem Lichtbild auch Fingerabdrücke und Unterschrift erfassen, wie sie beispielsweise die Stadt Mülheim an der Ruhr im Bürgeramt einsetzt. Weitere Anlässe sind das Auslaufen eines Miet- oder Servicevertrags, der Umbau eines Bürgerbüros mit neuem Wartebereich sowie der Wunsch nach einer mobilen Ergänzungslösung für Säuglinge, Kleinkinder und Hausbesuche.

Die maßgeblichen Vorgaben stehen im Fachrecht, nicht im Vergaberecht. Das Lichtbild muss den Vorgaben der Technischen Richtlinie BSI TR-03121 „Biometrie in hoheitlichen Anwendungen“ entsprechen, und die Anfertigung mit einem eigenen Gerät der Behörde ist nach § 9 Absatz 2 PassV nur zulässig, wenn dieses Gerät als Systemkomponente zertifiziert worden ist. Die Personalausweisverordnung enthält die gleichlautende Vorgabe für Personalausweise.

Für das laufende Haushaltsjahr sind zwei Neuerungen wichtig: Zum 7. Februar 2026 hat der Verordnungsgeber die Passverordnung neu gefasst und mit § 8 PassV ausdrücklich den Weg eröffnet, dass ein Dienstleister sein zertifiziertes Gerät betreibt, das mit Zustimmung der Behörde unmittelbar an deren Behördennetz angeschlossen ist. Seit dem 1. Juli 2026 gilt zudem das Vergabebeschleunigungsgesetz mit deutlich erweiterten Spielräumen für Direktaufträge. Unabhängig davon sind die EU-Schwellenwerte zum 1. Januar 2026 gesunken.

Eine Mischausschreibung ist bei diesem Auftragsgegenstand der Regelfall. Die Lieferung des Geräts wird stets mit Dienstleistungsanteilen kombiniert – Inbetriebnahme, Einweisung, Störungsbeseitigung, Update- und Patchmanagement. Nach § 110 GWB richtet sich das anzuwendende Regelwerk nach dem Hauptgegenstand. Bei einer Kombination aus Liefer- und Dienstleistungen entscheidet der jeweils höhere geschätzte Wert. Beschreiben Sie deshalb beide Anteile getrennt und kalkulieren Sie diese getrennt, damit die Zuordnung nachvollziehbar dokumentiert ist. Bauliche Maßnahmen wie Netzwerk- und Stromanschluss oder eine angepasste Beleuchtung gehören dagegen nicht in dieses Verfahren: Vergeben Sie sie eigenständig und stellen Sie nur beschreibend klar, welche Voraussetzungen Sie als Auftraggeber zum vereinbarten Termin bereitstellen.

Aus den ersten Jahren der Umstellung haben sich mehrere Trends in der Beschaffung von Fotoboxen etabliert. Verbreitet sind serviceorientierte Modelle mit Bereitstellung, Wartung und Updates aus einer Hand statt eines reinen Gerätekaufs. Selbstbedienungsterminals im Wartebereich lösen zunehmend die Aufnahme am Sachbearbeitungsplatz ab, weil sie die Bearbeitungszeit am Schalter verkürzen. Fernüberwachung mit proaktiver Störungsmeldung reduziert Vor-Ort-Einsätze, und die Bündelung mehrerer Kommunen senkt Beschaffungs- wie Schnittstellenkosten.

Relevante CPV-Codes

38651000-3 Fotokameras, 38650000-6 Fotografische Ausrüstung, 30200000-1 Computeranlagen und Zubehör,48000000-8 Softwarepaket und Informationssysteme, 50310000-1 Wartung und Reparatur von Büromaschinen, 79961000-8 Fotografische Dienstleistungen.

Der Hauptcode richtet sich nach dem Schwerpunkt Ihrer Beschaffung. Kaufen oder mieten Sie ein Aufnahmesystem, ist 38651000-3 der passende Hauptcode. Dieser erreicht die Hersteller und Systemhäuser für biometrische Erfassungstechnik. Der übergeordnete Code 38650000-6 empfiehlt sich als Ergänzung, weil viele Anbieter ihre Suchprofile auf der Gruppenebene pflegen. Führen Sie 30200000-1 und 48000000-8 mit, sobald Hardware, Bediensoftware und Schnittstelle zum Fachverfahren zum Auftrag gehören – so erreichen Sie IT-Systemhäuser als Generalanbieter. 50310000-1 deckt den Wartungs- und Serviceanteil ab und ist bei Vollservice- oder Mietmodellen unverzichtbar. Auf 79961000-8 sollten Sie nur zurückgreifen, wenn tatsächlich eine Fotodienstleistung beschafft wird, etwa im Betreibermodell mit einem Dienstleistergerät. Bei einer reinen Gerätebeschaffung würde dieser Code den falschen Bieterkreis ansprechen.

1. Auftragsgegenstand

Beschreiben Sie den Leistungsumfang präzise und eindeutig und grenzen Sie diesen von allen Leistungen ab, die nicht darin enthalten sind. Beziehen Sie darüber hinaus Vertragsvarianten und sämtliche Vorarbeiten ein, die für eine belastbare Leistungsbeschreibung benötigt werden.

Leistungsumfang

Gegenstand ist ein betriebsbereites System zur Aufnahme biometrischer Lichtbilder im Publikumsbetrieb einer Pass-, Personalausweis- oder Ausländerbehörde. Dazu zählen die Aufnahmeeinheit mit Kamera, Ausleuchtung, Höhenanpassung und Hintergrundfreistellung, die Bedien- und Prüfsoftware einschließlich automatisierter Qualitätsbewertung